XRechnung – Standard für elektronische Rechnungen ab 2020

Alle deutschen Behörden erwarten ab November 2020 die Rechnung als „German CIUS XRechnung“ von allen Lieferanten. Dazu ist es notwendig, dass die Rechnungen als XRechnungs-Dokumente bereitgestellt werden.

XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das aktuell also als Standard für elektronische Rechnungen (an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland) etabliert wird. Es handelt sich also um ein wichtiges Thema, das auch nicht ausschließlich öffentliche Verwaltung und Behörden betrifft. Denn auch wenn ein Unternehmen eine Rechnung an eine Behörde stellt, muss diese eine korrekte, elektronische Rechnung sein und dafür ist das XRechnungs-Format vorgeschrieben.

Was gilt als eine rechtssichere, elektronische Rechnung bei Behörden?

Zunächst einmal versenden die meisten Unternehmen digitale Rechnungen als PDF-Datei. Das ist aber für Behörden und Verwaltungen keine korrekte Rechnung. Als rechtssicher und korrekt gilt nur XRechnung, da hier die Möglichkeit gegeben ist, wichtige Rechnungsdaten, ohne weitere manuelle Eingriffe weiterzuverarbeiten sowie weitere Unterlagen hinzuzufügen. Seit November 2018 sind die entsprechenden Vorschriften für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Ab November 2020 müssen dann auch alle Auftragnehmer von Behörden ihre Rechnungen (über 1.000 Euro) elektronisch ausstellen. Hierfür werden dann keine Papier-Rechnungen oder PDF-Dokumente mehr akzeptiert.

Somit ist laut EU-Richtlinie 2014/55/EU das Format XRechnung bundeseinheitlicher Standard für den Rechnungstausch von und mit Behörden.

Welche Altnativen zu XRechnung gibt es?

Beispielsweise ZUGFeRD 2.0 bietet dieselben Möglichkeiten, die auch das XRechnungs-Format bietet und kann auch zur Erstellung elektronischer Rechnungen eingesetzt werden. Trotzdem sieht es aktuell so aus, dass alle öffentlichen Einrichtungen sich auf XRechnung als Standard geeinigt haben.

webPDF und XRechnung

Vorteil von webPDF Nutzer ist, dass mit dem neusten Update von webPDF 8 die Funktion Daten transformieren geben wird. Das bedeutet, dass ein visuelles Abbild von XRechnungen erstellt werden kann. Das ist für alle wichtig, die neben der rein digitalen XRechnung auch eine Übersicht/Ansicht der Rechnung in einer bestimmten Form haben wollen.

Alle Infos zum Standard XRechnung und Infos für webPDF Kunden finden Sie hier…