Konvertieren leicht gemacht für die Langzeitarchivierung
In Unternehmen wird die digitale Langzeitarchivierung immer wichtiger. Grund dafür sind nicht nur rechtliche Bestimmungen und Aufbewahrungsfristen. Daten und Dokumente sind relevanter denn je. Eine sichere Aufbewahrung ist also notwendig, um zukunftsfähig zu bleiben. In Deutschland etwa müssen geschäftliche Dokumente, z. B. Rechnungen und Verträge, bis zu zehn Jahre archiviert werden. Daneben gibt es auch noch branchenspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, in Krankenhäusern, im Bauwesen etc.
Kriterien für die digitale Langzeitarchivierung
Unternehmen müssen sich also darüber Gedanken machen, wie sie Ihre geschäftlichen Dokumente langfristig aufbewahren. Außerdem gelten für die Datenarchivierung höchste Ansprüche, denn die Inhalte müssen jederzeit exakt gleich dargestellt werden und die Archivierungskriterien erfüllen.
- offen standardisiert (notfalls offen spezifiziert); kein proprietäres Format
- weit verbreitet
- geringe Komplexität
- ohne Zugriffsschutzmechanismen wie Kopierschutz oder Verschlüsselung
- selbstdokumentierend
- robust
- keine Abhängigkeiten zu anderen Dateiformaten
- lizenzfrei
- validierbar
PDF/A als Archivformatstandard
Seit 2005, als die ISO das Format PDF/A unter der Bezeichnung „ISO 19005-1:2005“ als ersten Dateiformatstandard für die elektronische Langzeitarchivierung veröffentlicht hat, hat es sich längst zum Archivformatstandard entwickelt.
Denn für die Langzeitarchivierung reichen „normale“ PDF-Dateien nicht aus, da diese nachträglich bearbeitet werden können. Ein PDF/A dagegen stellt sicher, dass die Vorgaben eingehalten werden. Beispielsweise dürfen Dokumente für die langfristige Aufbewahrung nicht mit einem Passwort verschlüsselt werden, damit die Inhalte jederzeit zugänglich sind. Außerdem dürfen keine Video- und Audiodateien eingebettet sein, denn es muss bewusst auf alles verzichtet werden, was ggf. externe Software zum Darstellen oder Abspielen benötigt. Auch JavaScript ist bei Dokumenten für die Archivierung nicht erlaubt.
Wo PDF/A für die Langzeitarchivierung zum Einsatz kommt
Das papierlose Büro ist noch längst nicht in allen Unternehmen Alltag. Für eine rein digitale Archivierung müssen Akten und Unterlagen auf Papier gescannt werden, um sie zu digitalisieren.
Posteingang per E-Mail samt Dokumentenanhängen und andere Eingangspost per Brief müssen genauso wie andere Office-Dokumente (Textdokumente, Tabellen, Präsentationen etc.) zehn Jahre aufbewahrt werden. Auch Broschüren oder Magazine, die aus Layoutprogrammen oder Redaktionssystemen stammen, müssen zur Aufbewahrung ins PDF/A konvertiert werden.
Bilddateien und aufwändige CAD-Zeichnungen lassen sich seit PDF/A-3 im Originalformat in eine PDF/A-Datei einbetten. Eine hybride Archivierung von PDF-Dokument plus Ursprungsdatei ist somit nicht mehr nötig.
Konvertierung ins PDF/A-Format – ganz einfach mit webPDF
Die Notwendigkeit der Langzeitarchivierung ist also klar und der Archivformatstandard PDF/A weltweit verbreitet. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den Weg ihrer Dokumente zum PDF/A-Format möglichst effizient zu gestalten. Denn unterschiedliche Ausgangsformate sollen ohne viel Aufwand direkt für die Archivierung ins PDF/A konvertiert werden.
Die Konvertierung von verschiedenen Formaten wie doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, odt, ods oder odp ins PDF/A-Format ist leichter als gedacht. Und zwar mit Hilfe des richtigen Tools. Super einfach geht das beispielsweise mit webPDF.
Dokumente im PDF-Format lassen sich mit webPDF schnell und einfach durch eine PDF/A-Konvertierung an ein Archiv-System übergeben. Die automatisierbare Konvertierung geschieht serverseitig und ohne Zugriff auf die Ursprungs-Software. Präzise konfigurierbar und absolut effizient.
Die wichtigsten Vorteile von webPDF für die PDF/A-Konvertierung auf einen Blick:
- webPDF konvertiert Dokumente aus über 100 Dateiformaten direkt in eine PDF/A-Datei und führt alle notwendigen Korrekturen und Ergänzungen durch.
- Alle Konformitätsebenen (A Accessible, B Basic und U Unicode) werden unterstützt.
- Die PDF-Engine prüft auf Wunsch die Einhaltung der gängigen Standards PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005), PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) und PDF/A-3 (ISO 19005-2:2012).
- webPDF bietet die Möglichkeit zur Ausgabe von detaillierten Berichten im XML-Format
PDF/A ist und bleibt zukunftsfähiger Archivformatstandard
Unternehmen profitieren vom ISO-Standard, denn der hilft dabei, digitale Unterlagen nach den rechtlichen Vorgaben einzuhalten. PDF/A wird bevorzugt als Langzeitarchivierungsformat eingesetzt – und das aus guten Gründen. Über ein ganzes Jahrzehnt haben Fachleute PDF/A samt seiner Konformitätsstufen weiterentwickelt. Was einmal zum Quasi-Standard geworden ist, verschwindet erfahrungsgemäß so schnell nicht vom Markt. Expertinnen und Experten wie hier auf pdfa.org sind sich einig, dass PDF/A ein zukunftssicheres Format bleiben wird, auf das Unternehmen und Behörden getrost setzen können. Und auch die Tatsache, dass Microsoft das direkte Erstellen eines PDF/A-Dokuments aus der Office Palette ermöglicht, ist ein Indiz dafür, dass PDF/A mehr ist als nur eine Eintagsfliege.