Was ist n2pdf?
n2pdf ist eine spezialisierte Lösung für HCL Notes und Domino, mit der sich Inhalte aus Notes-Dokumenten strukturiert in das PDF- oder PDF/A-Format konvertieren lassen.
Unternehmen, die seit vielen Jahren auf Notes-Anwendungen setzen, verfügen häufig über große Mengen an strukturierten Informationen, Dokumenten und E-Mails. n2pdf ermöglicht es, diese Inhalte in ein standardisiertes und langfristig nutzbares Dokumentformat zu überführen, ohne die bestehende Anwendung oder Datenstruktur verändern zu müssen.
Im Gegensatz zu einfachen Drucklösungen erzeugt n2pdf die PDF-Dateien direkt aus den internen Notes-Datenstrukturen. Dadurch bleiben wichtige Eigenschaften wie Dokumentstruktur, Formatierungen oder Verlinkungen erhalten. Das Ergebnis sind hochwertige PDF-Dokumente, die sich für den Austausch mit externen Partnern ebenso eignen wie für Archivierungsprozesse oder Compliance-Anforderungen.
Die Architektur von n2pdf erlaubt den Einsatz sowohl im Notes Client als auch auf dem Domino Server. Dadurch kann die PDF-Erstellung entweder interaktiv durch Benutzer ausgelöst oder vollständig automatisiert in Geschäftsprozesse integriert werden.
Warum das PDF-Format?
Das PDF-Format hat sich weltweit als Standard für elektronische Dokumente etabliert. Unternehmen nutzen PDF-Dateien für den Austausch von Dokumenten mit Kunden, Partnern und Behörden, da das Format unabhängig von Betriebssystem, Anwendung oder Endgerät dargestellt werden kann. Ein einmal erzeugtes PDF-Dokument sieht auf jedem System identisch aus und behält seine Struktur und sein Layout dauerhaft bei.
Besonders im Unternehmensumfeld spielt auch die langfristige Verfügbarkeit von Informationen eine große Rolle. Das standardisierte Archivformat PDF/A wurde speziell für die revisionssichere Langzeitarchivierung entwickelt und stellt sicher, dass Dokumente auch viele Jahre später noch zuverlässig gelesen werden können. Für Organisationen, die ihre Notes-Daten archivieren oder dokumentieren müssen, bietet die Konvertierung in PDF oder PDF/A daher eine sichere und zukunftsfähige Lösung.